Persondatapolitik

 

AL2bolig en almen boligorganisation. Derudover er vi administrationsselskab for flere mindre boligselskaber. På den baggrund er vi databehandler på vegne af disse boligselskaber. Vi er derudover dataansvarlig i forhold til vores medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer. Uanset hvilken rolle AL2bolig har, er reglerne vi skal overholde de samme.

 

Ansatte i administration, på driftscentrene, bestyrelsesmedlemmer, boligsociale medarbejdere og frivillige i boligafdelingerne, kommer jævnligt i kontakt med persondata i deres arbejde. De skal derfor overholde de regler, der er fastsat i Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.

 

Persondatapolitikken guider dig gennem de mange begreber du møder i forbindelse med disse regler.

 

Personoplysninger

En personoplysning er en information, som direkte eller indirekte, kan identificere en person. Nogle personoplysninger betegnes som almindelige og andre som følsomme.

 

Almindelige personoplysninger er personnavn, adresse, e-mailadresse, fødselsdato, telefonnummer, væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, samt alle øvrige personoplysninger, der ikke er angivet som følsomme personoplysninger.

 

Følsomme personoplysninger er racemæssig baggrund, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, behandling af generiske og biometriske data med henblik på identifikation (for eksempel nummerplader og fingeraftryk), helbredsmæssige oplysninger, seksuel orientering.

 

Nationale særbestemmelser: Straffedomme, lovovertrædelser samt behandling af CPR-numre.

 

Behandling af personoplysninger

Behandling er enhver handling, der sker med de indsamlede oplysninger. Det vil sige at indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning, ændring, genfinding, søgning, brug ved videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling, samkøring, begrænsning, sletning eller tilintetgørelse, er behandling.

Samtykke

Et samtykke er en tilkendegivelse fra den registrerede om, at vedkommende indvilger i at oplysninger, der vedrører den registrerede selv, kan behandles. AL2bolig beder om samtykke i en række situationer:

 

• Beboere giver samtykke via lejekontrakten.
• Bestyrelsesmedlemmer giver samtykke i forbindelse med at de bliver valgt.
• Ansatte giver samtykke ved ansættelsen.

 

Derudover kan vi bede om samtykke til andre særlige behandlinger.

 

Offentlige politikker

En offentlig politik beskriver:

 

• Hvilke persondata vi behandler
• Hvad formålet med behandlingen er
• Vores regler for videregivelse
• Sikkerhed
• Hvor længe vi opbevarer persondata
• Hvilke rettigheder den registrerede har 

 

AL2bolig har offentlige politikker for:

• Beboere og fraflyttere
• Jobansøgere 

 

AL2bolig har desuden specifikke offentlige politikker for:

• Brug af CPR-nummer,
• Brug af cookies,
• Behandling af personoplysninger om husordensklager 

 

Alle offentlige politikker finder du på AL2bolig.dk.

 

Persondata i vores forretningsgange

Alle nedskrevne forretningsgange, der indeholder behandling af persondata, er markeret, så de er nemme at finde.

 

Interne politikker

En intern politik beskriver etiske og praktiske retningslinjer for de ansatte i forhold til arbejdspladsen, uanset om de opholder sig på arbejdspladsen, i hjemmet eller andetsteds. AL2bolig har følgende interne politikker, der er relevante i forhold til sikring af persondata:

 

• Intern IT- og datasikkerhedspolitik.
• Tavshedspolitik.

 

Intern IT- og datasikkerhedspolitik beskriver de sikkerhedsmæssige retningslinjer for fysiske og elektroniske forhold på arbejdspladsen, i hjemmet og andetsteds. Politikken har til formål at sikre korrekt anvendelse af de værktøjer AL2bolig stiller til rådighed, at beskytte persondata, samt at vejlede om korrekt og sikker opførsel.

 

Tavshedspolitik omfatter både skriftlige, mundtlige og elektronisk lagrede oplysninger og beskriver de oplysninger medarbejdere ikke må videregive til uvedkommende. Tavshedspolitikken gælder såvel i ansættelsesperioden som i opsigelses-, suspensions- eller fritstillingsperioder, samt efter fratræden.
Organisationsbestyrelsens medlemmers tavshedspligt er beskrevet i en forretningsorden.

 

Medlemmerne af afdelingsbestyrelserne skal underskrive en tavshedserklæring i forbindelse med, at vedkommende vælges.

Tavshedserklæring for frivillige anvendes i relevante tilfælde og efter behov. 

 

Behandlingsaktiviteter

AL2bolig skal både som dataansvarlig og databehandler føre oversigt over de behandlingsaktiviteter, vi er ansvarlige for. De databehandlingsaktiviteter, vi foretager, er beskrevet i vores forretningsgange. Listen over forretningsgange udgør dermed behandleroversigten. Denne skal ifølge lovgivningen foreligge både skriftligt og elektronisk. 

 

Hvis der sker utilsigtet videregivelse eller offentliggørelse

• Vi sletter oplysningerne, der ligger offentligt tilgængelig, og fjerner dem fra eventuelle søgemaskiner.
• Vi inddrager dokumenter, der utilsigtet er videregivet/omdelt/udsendt.
• Vi underretter ledelsen i AL2bolig.
• Vi underretter vores IT-leverandør.
• Vi underretter de berørte.
• Vi underretter Datatilsynet.
• Vi fører en dokumentationsliste for brud på datasikkerhed.
• Vi sikrer, at situationen ikke gentager sig.

 

De registreredes rettigheder

Den registrerede har ifølge Persondataforordningen artikel 13-23 en lang række af rettigheder. Alle artiklerne er beskrevet i vejledningen ’De registreredes rettigheder’, som er udgivet af Datatilsynet. Vi vurderer, at følgende artikler har størst relevans i forhold til AL2boligs administration.

 

• Artikel 15: Indsigtsretten.
• Artikel 16: Retten til berigtigelse.
• Artikel 17: Retten til sletning og til at blive glemt.
• Artikel 21: Retten til indsigelse.

 

I AL2bolig behandler vi persondata, der vedrører boligsøgende, beboere, fraflyttere, beboerdemokrater, jobansøgere samt ansatte. Det er disse persongrupper, der kan henvende sig vedrørende deres rettigheder.

 

Henvendelser fra beboere og fraflyttere

Henvendelser fra beboere og fraflyttere behandles i administrationen. Det indebærer blandt andet, at henvendelser til bestyrelsesmedlemmer, ejendomsfunktionærer, boligsociale medarbejdere og frivillige i boligafdelingerne videregives til administrationen.

Administrationen behandler henvendelser ud fra den beskrevne forretningsgang på området. Mail kan sendes til info@AL2bolig.dk.

 

Henvendelser fra ansatte

I forbindelse med et ansættelsesforhold registrerer, opbevarer og behandler AL2bolig den ansattes persondata. Formålet med behandlingen af disse persondata er overordnet set administration af den ansattes personaleforhold i forbindelse med ansættelsesprocessen, ansættelsesforholdets forløb og ophør.

Henvendelser fra ansatte behandles af udvalgte medarbejdere ud fra den beskrevne forretningsgang på området. Henvendelser fra bestyrelsesmedlemmer, ejendomsfunktionærer, boligsociale medarbejdere og frivillige i boligafdelingerne videregives til administrationen i AL2bolig. Mail kan sendes til info@AL2bolig.dk.

 

Læs mere

Denne politik suppleres af de øvrige offentlige politikker om persondata, som er tilgængelige på AL2bolig.dk, hvor du kan læse meget mere.  

 

Klage

Har du spørgsmål til eller ønsker du at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte AL2bolig via info@AL2bolig.dk

 

Er du ikke enig i vores håndtering af sagen, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby, Tlf. 33193200, E-mail: dt@datatilsynet.dk